O gerenciamento de tempo é uma habilidade que pode ser desenvolvida para otimizar o trabalho, desde que a haja disposição e motivação para aprender.

Algumas atividades simples, quando colocadas em prática, podem apresentar resultados imediatos e duradouros. Separamos 4 dicas para ajudar você a identificar onde e como o tempo de trabalho pode ser investido da melhor forma. Acompanhe!

1. Identifique qual é o seu trabalho

De acordo com o princípio de pareto, conhecido também como regra 80/20, na maioria dos empregos, 80% dos resultados são alcançados com 20% de esforço. Ou seja, quando você se concentra nas tarefas que realmente importam é possível extrair o máximo de benefício.

Qual é realmente o seu trabalho na empresa? O que esperam que você cumpra? Estabelecer seu papel exato permite que você se planeje e realize os seus objetivos e funções, identificando a possibilidade de delegar tarefas.

Delegar não significa que você não será mais o responsável pelo serviço. Por exemplo, como gerente de uma empresa, a responsabilidade da realização da tarefa continua sendo sua.

Nesse caso, o seu papel é motivar os funcionários para o cumprimento da tarefa, enquanto você se concentra em outras atividades.

2. Reconheça a prioridade das tarefas

Quem nunca reclamou ou justificou algo alegando falta de tempo? Reconhecer a importância e o valor do tempo é o primeiro passo para começar a gerenciá-lo com eficiência. Mas nem sempre é fácil reconhecer onde o tempo está sendo desperdiçado.

Saiba identificar tipos diferentes de atividades como:

  • tarefas de rotina: aquelas que devem ser realizadas todos os dias, apesar de não serem o objetivo principal são essenciais;
  • emergência: tarefas inesperadas que precisam ser realizadas apesar de não estarem no planejamento;
  • ladrões de tempo: distrações que diminuem a produtividade;
  • tarefas estratégicas: são as que necessitam de maior atenção, são as responsáveis pelo andamento dos negócios.

3. Defina metas

Para planejar metas a curto prazo, é preciso identificar os objetivos que você e a empresa possuem a longo prazo. Não existe foco sem um objetivo específico. Liste seus objetivos e os classifique por ordem de importância, assim você poderá definir onde seu foco deve estar.

Agora você já sabe qual é o objetivo principal para que ele seja alcançado tarefas devem ser realizadas. É o momento de criar uma lista de afazeres, definindo o que deve ser feito para atingir o objetivo.

Sempre que uma tarefa da lista for concluída, identifique a sua conclusão – riscando, colocando um visto ou “ok”. Esse procedimento, além de ajudar a apontar o que já foi realizado, também motiva você a dar continuidade à lista.

4. Procure a ajuda da tecnologia

Você notou que fizemos um funil para definir nossas ações? Começamos identificando as metas da empresa até chegar a lista de afazeres. Para que esse processo funcione, respeite os prazos e não procrastine.

Use a tecnologia a seu favor, papel e caneta nem sempre são as ferramentas mais eficazes para otimizar o trabalho. Existem programas, aplicativos e softwares que podem otimizar seu tempo e tarefas. Aposte no novo!

Agora que você conhece alguns modos de gerenciamento de tempo para otimizar o trabalho, avalie honestamente suas atitudes. Isso fará você ficar de frente com algumas verdades que poderão não ser muito agradáveis a princípio.

Mas não se desespere! Ao perceber como e o por que está perdendo seu tempo, você estará no caminho certo, o da mudança! Curtiu essas dicas? Então curta também nossa página no Facebook!

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