Quando se pensa em economia, agilidade de processos e de uma presença maior no mercado, não dá para ignorar as soluções relacionadas a utilização da tecnologia em sua concessionária. Uma das ferramentas mais úteis quando se trabalha com documentos diariamente é a utilização do reconhecimento ótico de caracteres, também conhecido como OCR.

E você sabe o que é OCR? Leia o post na íntegra e saiba mais sobre esse importante recurso para as empresas.

O que exatamente é o OCR?

Antes de iniciarmos, você sabe o que é OCR? O Optical Character Recognition, é uma tecnologia usada para converter diferentes tipos de documentos em dados editáveis ​​e pesquisáveis.

Pense desta forma: sua empresa recebe uma grande quantidade de documentos diariamente, que alguém precisa processar ou digitalizar manualmente no sistema de negócios. Quando eles são digitalizados no sistema, tudo o que é criado é uma imagem rasteira, ou seja, uma coleção de pontos pretos e brancos ou coloridos.

Com o software OCR, os papéis digitalizados tornam-se mais do que um simples amontoado de pontos. Eles se tornam um documento ativo, capaz de ser editado e pesquisado — sem que os responsáveis por ele precisem digitar dados ou retificar informações, tendo que refazer todo o trabalho.

Como funciona o OCR?

Em uma análise muito simplificada dos processos envolvidos no OCR, as etapas são as seguintes.

Pré-processamento

Essa etapa é usada para ajudar a melhorar as chances de reconhecimento bem-sucedido. Existem muitas técnicas diferentes que podem ser usadas, como: alinhamento, auto correção de defeitos, binarização, remoção de linha, análise de layout, reconhecimento de scripts e muito mais.

Linhas e segmentação de caracteres

É quando linhas de texto e caracteres dentro dessas linhas são isolados. O texto sublinhado, quadros e imagens também são reconhecidos no momento.

Reconhecimento de caracteres

Agora é hora de extrair os dados valiosos. Existem dois tipos básicos de algoritmo de OCR básico: correspondência de matriz e extração de recurso. Correspondência de matriz, também conhecida como “correspondência de padrão”, “reconhecimento de padrão” ou “correlação de imagem”, envolve a comparação de uma imagem com um caractere conhecido em uma base pixel a pixel.

A extração de recursos decompõe imagens em “recursos” como linhas, loops fechados e interseções de linha, e os compara a uma representação de um caractere — semelhante ao reconhecimento inteligente de manuscritos.

Pós-processamento

Nesse ponto, a precisão do OCR pode ser aumentada, refazendo o reconhecimento dos caracteres por meio de uma espécie de dicionário eletrônico, antes da geração dos formatos de saída. Depois de todo os processos realizados, os resultados finais são salvos em um formato de arquivo de sua escolha, ou no formato original, caso desejar.

Como o OCR pode beneficiar a minha empresa?

Aumento de produtividade

Um dos maiores benefícios experimentados por uma empresa que passa a utilizar o software OCR é um aumento na produtividade da equipe. Por quê? Isso ocorre simplesmente em função da agilidade no processamento de informações.

Em vez de o colaborador ter que gastar um bom tempo digitando textos e números para que o seu trabalho possa transcorrer conforme os processos internos, ele passa a ter em mãos um documento editável, em que tudo pode ser realizado de uma maneira muito mais rápida e, assim, as horas de trabalho podem ser muito mais bem aproveitadas.

Maior precisão na realização do trabalho

Outro grande benefício do software OCR reside na sua capacidade de extrair dados mais rapidamente dos documentos com uma taxa de precisão muito maior do se isso fosse feito a partir da leitura e digitação de informações.

Isso economiza tempo e recursos humanos, permitindo que sua empresa realoque os funcionários para tarefas de maior valor para o negócio e que se concentre em questões mais importantes que podem ter sido negligenciadas anteriormente, enquanto gastavam tempo lendo e digitando textos.

Economia de recursos na empresa

Como diz o velho ditado, tempo é dinheiro. Como os processos se tornam mais ágeis e mais precisos com a utilização do OCR, a empresa passa a experimentar uma economia financeira considerável de recursos humanos, tanto na quantidade necessária de pessoas para que as tarefas sejam executadas quanto no aumento na capacidade de receber demandas. Isso caracteriza economia, tendo em vista um melhor aproveitamento do capital intelectual e dos bens tecnológicos.

Melhorias no relacionamento com os clientes

Como os processos se tornam mais ágeis, mais precisos e com um grau de erro relativamente menor com a utilização do software OCR, os clientes passam a receber as entregas sem ter que aguardar tanto tempo e com um índice bem menor de retrabalho.

Vale lembrar que a melhoria no relacionamento com os clientes não se basta apenas na felicidade de quem recebe um trabalho bem realizado. Um cliente satisfeito significa que o nome da sua empresa terá uma imagem melhor no mercado, o que possibilita o aumento no número de interessados em seus produtos ou serviços, o que consequentemente pode significar mais lucratividade.

Redução da utilização de papéis na empresa

Reduzir a quantidade de papéis utilizados na sua concessionária é uma vantagem que não se restringe apenas às questões ambientais ou de economia sustentável. É claro que essa questão é bastante importante em função da preservação das árvores e de todas as consequências que isso acarreta, mas reduzir a quantidade de papéis, também quer dizer economia de dinheiro.

A utilização do OCR permite que os documentos sejam arquivados por meio digital, ou seja, após digitalizados, os documentos originais podem ser reciclados, o que pode gerar alguma renda para o negócio. Tudo isso evita a necessidade da alocação de espaços para arquivamento, lembrando que todo espaço físico em um negócio deve ser pensado para ser utilizado de uma forma rentável. Além disso, essa prática simplesmente tira a necessidade da aquisição de pastas, arquivos etc.

Como você pôde perceber, ao compreender o que é o OCR, fica mais fácil imaginar em quais processos ele pode ser utilizado na concessionária. São várias as possibilidades de aproveitar todos os seus benefícios.

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